Personalentwicklers Liebling: Lernhistorie

 „Willst du immer weiter schweifen? Sieh, das Gute liegt so nah“. Eine kluge Einsicht, die schon Johann Wolfgang von Goethe auf den Punkt brachte.

Ganz in diesem Sinne nehmen derzeit immer mehr Unternehmen das Potential ihrer eigenen Mitarbeiter in den Blick, wenn es darum geht Stellen zu besetzen. Das Vorhandensein spezifischer Qualifikationen und möglicherweise auch Kenntnisse über interne Strukturen und Kontakte sind notwendig, um optimale Arbeitsergebnisse zu erbringen.

Konkretisiert sich der Gedanke eigene Leute zu fördern stellt sich für Personalentwickler die erste und entscheidende Frage:

Die entscheidende Frage: Wer kommt in Frage?

Wer kommt jetzt aber für eine Stellenbesetzung dieser Art überhaupt in Frage?
Ein Blick ins HR System gibt Auskunft über die Bemühungen der potentiellen Kandidaten um fachliche und persönlichkeitsrelevante Weiterentwicklung. 
Wir sehen uns also die Lernhistorie der einzelnen Personen an.

Lernistorie – was soll das sein?

Bei der Lernhistorie eines Mitarbeiters handelt es sich in ihrer einfachsten Form um eine Auflistung aller wahrgenommenen Bildungsangebote. Diese beinhaltet mindestens Zeitpunkt bzw. Zeitrahmen einer Schulung oder Weiterbildung sowie den Titel, aus dem idealerweise der Inhalt hervorgeht. Oft finden sich noch weitergehende Hinweise zum Inhalt, wie eine Agenda, eine Zusammenfassung der besprochenen Inhalte, oder auch eine Bewertung von in diesem Zusammenhang erbrachten Leistungen. Bei dieser Bewertung kann es sich um eine schlichte Teilnahmebescheinigung oder um eine Bewertung des erworbenen Kenntnisstandes handeln.

Zugriffsrechte auf die Lernhistorie

Personalentwickler, die sich entschlossen haben, die Lernhistorien ihrer Mitarbeiter für den Zweck der Mitarbeitergewinnung für oben beschriebenen Positionen zu nutzen sind gut darin beraten, vor dem aktiv werden zunächst einige Vorüberlegungen zu tätigen.

In der Regel sind nämlich dieser Art von Informationen nicht frei zugänglich.

Vielmehr haben i.d.R. zunächst einmal nur ein enger Personenkreis Zugriff darauf. Z.B. der betroffene Mitarbeiter selbst, Vorgesetzter, Personalabteilung. In größeren Betrieben existieren sogar Betriebsvereinbarungen, in denen die Frage des Zugriffs geregelt wird. Dies sollten Personalentwickler zumindest „auf dem Schirm haben“, sofern sie bisher von den Lernhistorien ihrer Mitarbeiter noch keinen Gebrauch gemacht haben.

Das bedeutet, dass Personalabteilungen zunächst den Status Quo im eigenen Unternehmen eruieren müssen, und dann die entsprechenden Voraussetzungen für die Nutzung der Lernhistorien u.U. schaffen müssen.

Ja wo sind sie denn, die Lernhistorien?

Und wo finden sich denn nun eigentlich die Lernhistorien deutscher Unternehmen? Lernhistorien von Mitarbeitern werden im Idealfall an einem Ort gespeichert, in der Unternehmensrealität kann es aber vorkommen, dass sich diese auf mehrere Orte verteilen. Möglich ist neben der bereits erwähnten Personalverwaltungssoftware auch die Dokumentation anhand von Word- oder PDF-Dokumenten, oder auch einfach in Form von Teilnehmerlisten o.ä.

Jetzt geht es los, die Sucherei

Die interne Suche nach potentiellen Mitarbeitern

Es existieren Lernhistorien der Mitarbeiter im Unternehmen (das möglichst in digitaler Form) UND Personalentwickler haben Zugriff darauf? Dann kann es losgehen!

Und die Suche nach potentiellen Mitarbeitern für Ihre Stelle beginnen. Dabei kann in drei einfachen Schritten vorgegangen werden.

Schritt 1 – Überblick verschaffen

Im ersten Schritt sollten sich Personaler einen Überblick verschaffen, welche Informationen in deren spezifischen Lernhistorien auswertbar vorhanden sind.

Schritt 2 – Wunschdatensätze definieren

Daraufhin muss definiert werden, welche Kombination aus den verfügbaren Informationen einer Lernhistorie einen erfolgversprechenden Datensatz darstellen würde. Was macht einen für das Unternehmen erfolgsversprechenden Datensatz aus?

Schritt 3 – Überlegen

 In Schritt 3 überlegen Sie, wie hoch die ideale Anzahl der Ergebnis-Datensätze für Sie wäre. Z.B. 10 kann eine gute Zahl sein. Wenn man weiß, dass unter den 10 ohnehin mindestens einer sein wird. Und nur ein einziger wird gebraucht. Könnte aber auch sein, dass mehr Zeit für weitere Sichtung eingeplant ist, weil noch gar nicht endgültig klar ist, welche Kriterien man anlegen will. Dann könnte aber auch eine Zahl wie 50 die richtige sein.

Das ideale Ergebnis der Vorauswahl sollte (und zwar subjektiv nach Ihrer Vorstellung) nicht zu wenige – wegen der Auswahl -, aber auch nicht zu viele Datensätze umfassen. In diesen beiden Fällen gehen Sie einfach zurück zu Schritt 2 und modifizieren die gesetzten Kriterien.

Und wie geht’s weiter?

Und wie geht’s weiter? Nun können Sie entweder mit allen Mitarbeitern, deren Datensätze sie so gewonnen haben, Sondierungsgespräche führen, oder aber Sie nehmen sich die Liste der Namen einmal vor und kombinieren diese mit weiteren vorhandenen Informationen, um die Auswahl noch etwas zu reduzieren.

Sie haben noch keine digital auswertbaren Lernhistorien? Dann verraten wir Ihnen den besten Platz dafür.

Der beste Platz für die Lernhistorie Ihrer Mitarbeiter ist…

… definitiv Ihr Lernmanagement System. Das Team von Uhlberg Advisory hat tiefergehende Einblicke in die Organisationsstruktur und die Arbeit der jeweiligen Personalentwicklungsabteilungen von Kunden aus unterschiedlichsten Branchen. Warum der beste Platz das Lernmanagement System ist, hat folgende Gründe.

Vier gute Gründe für das Lernmanagment System als Ort der Wahl für Lernhistorien

Grund 1

Informationen, die im Lernmanagement System typischerweise vorliegen (weil sie über das Lernmanagement System generiert wurden!)  sind diese relativ fehlerarm. Ganz im Gegensatz z.B. zu Datensätzen, die oftmals in Personalverwaltungssoftware aufgrund von papierbasierten Meldungen aus Fachabteilungen und meist von Praktikanten händisch eingepflegt werden (Medienbruch!).

Grund 2

Die Lernhistorien in Ihrem Lernmanagement System sind Datensätze – fast möchte man sie  Datenschätze nennen – die gehoben werden wollen.

Grund 3

Die Informationen sind (leicht) auswertbar. Bestimmte Auswertungen sind standardisiert auch in Ihrem Lernmanagement System vorhanden.

Grund 4

Und wie wir jeden Tag als Personalverantwortliche, Weiterbildner und Lerner erfahren, schreitet die Digitalisierung von Präsenzveranstaltungen voran. Das heißt in punkto Lernhistorien, dass die Datenmenge, auf die zugegriffen werden kann, in Zukunft tendenziell eher noch reichhaltiger wird. Und je mehr Datensätze, desto größer die Chance, darin fündig zu werden. Was Ihr Lernmanagement System und die darin enthaltenen Lernhistorien jeden Tag wertvoller macht.  

Tiefer einsteigen

Sie möchten Ihre individuell vorhandenen Lernhistorien nutzen, um geeignete Mitarbeiter für neu entstehenden Aufgaben ausfindig zu machen? Sie möchten Ihre Mitarbeiter in Richtungen weiterentwickeln, die für Ihr Geschäftsfeld zukunftsträchtig sind? Oder Ihnen schwebt etwas ganz anderes “Problem” vor, das mit der Auswertung und Verwendung der Informationen in den Lernhistorien Ihrer Mitarbeiter lösbar wäre?

Oder aber Sie möchten Lernhistorien erst einmal in Ihrem Unternehmen einführen, und dabei von Anfang an strukturiert und für Ihre Zwecke zielführend vorgehen?

Dann sprechen Sie uns an!

Wir diskutieren gerne mit Ihnen Ihre Ideen, den Stand Ihrer Lernhistorien und was Sie alles damit machen möchten!

„Lerne nur das Glück ergreifen“…

Und um mit Goethe abzuschließen: „Lerne nur das Glück ergreifen: Denn das Glück ist immer da.“ … oder im Sinne der Ausführungen:

Lerne klug aus eignen Reihen schöpfen, denn die Mitarbeiter sind schon da.